Prozessabbildung – visuell und aussagefähig
Wenn es darum geht, das Funktionieren einer Organisation zu verbessern, sagt eine Prozessabbildung mehr als tausend Worte. ISO 9001 fördert die Anwendung eines prozessorientierten Ansatzes bei der Entwicklung, Umsetzung und Verbesserung der Wirksamkeit eines Managementsystems. Die ISO 9001 verlangt jedoch nicht, dass die Abläufe abgebildet werden. Dennoch ist es lohnend, dies zu tun.
Was ist ein Prozess?
Ein Prozess ist eine Reihe von miteinander verbundenen oder interagierenden Aktivitäten, die Inputs verwenden, um beabsichtigte Ergebnisse zu erzielen.
Die ISO-Normen erfordern ein Verständnis der Prozesse, ihrer Inputs und Outputs und ihrer Wechselwirkungen. Letztlich ist es der fehlende Überblick über die Geschäftsprozesse und ihre Interaktion, der häufig dazu führt, dass in einer Organisation etwas schiefläuft.
Und in einem Büroumfeld?
In der Produktion werden die Rohstoffe sichtbar in Produkte umgewandelt. Dies steht im Gegensatz zu einer Büroumgebung. Dort sind die Geschäftsprozesse während ihrer Ausführung meist unsichtbar. Ganz zu schweigen davon, dass wir uns diese Prozesse in ihrer Gesamtheit ansehen, um sie zu analysieren und zu verbessern. Hier kann die Prozessabildung helfen.
Welchen Nutzen hat die Abbildung eines Prozesses?
Die Prozessabbildung ist ein einfaches, aber leistungsfähiges Instrument zur Betrachtung eines Prozesses. Es hilft, ihn zu verstehen und herauszufinden, wo Ineffizienzen und Verschwendung auftreten. Denken Sie an Engpässe, Wiederholungen und Verzögerungen.
Die Darstellung aller Schritte eines Prozesses und der Personen, die die einzelnen Schritte ausführen, hilft den Teams. Sie können Ideen für Prozessverbesserungen und eine bessere Kommunikation entwickeln.
Auch wenn Sie eine einheitlichere Arbeitsweise in einer Organisation anstreben, ist die Prozessabbildung ein ideales Instrument. Außerdem kann ein dokumentierter Prozess als Best Practice weitergegeben werden. Dies ermutigt die Mitarbeiter, in dieselbe Richtung zu denken.
Vor allem aber ist eine Prozessabbildung eine visuelle Hilfe. Sie ermöglicht es, die wichtigen Details eines Prozesses zu kommunizieren, anstatt umfangreiche Anweisungen zu schreiben. Die Prozessabbildung sagt mehr als tausend Worte.
Was sind die Schritte bei der Prozessabbildung?
Die Prozessabbildung beginnt mit der Erstellung eines High-Level-Diagramms, das den Umfang des Prozesses definiert.
Hierfür wird häufig ein SIPOC-Diagramm verwendet. SIPOC ist ein Akronym für Supplier (Lieferant) – Inputs – Prozess – Outputs – Customer (Kunde). Das Diagramm auf Makroebene zeigt die End-to-End-Schritte und bildet die Grundlage für die Abbildung eines detaillierten Prozesses.
SIPOC ist für zwei Dinge wichtig. Erstens zeigt es auf einfache Art und Weise, welches die wichtigsten Schritte im Prozess sind. Zweitens identifiziert er die Hauptakteure. So bietet der SIPOC einen Schwerpunkt für die Diskussion darüber, worum es im Prozess geht.
Detaillierung eines übergeordneten Prozessschritts mit einer detaillierten Prozessabbildung
In der Regel ist es nicht notwendig, den gesamten Prozess im Detail zu betrachten. Die Detaillierung erfolgt für diejenigen Prozessschritte, bei denen Probleme auftreten. Die Ausnahme ist, wenn eine radikale Rationalisierung des Prozesses beabsichtigt ist.
Es gibt verschiedene Arten von detaillierten Prozessabbildungen. Die dargestellten Informationen variieren etwas, und die verwendete Form hängt vom Zweck der Abbildungsaktivitäten ab. Zum Beispiel gibt es
- Ein einfaches Flussdiagramm, das die Schritte eines Prozesses, einschließlich der Eingänge und Ausgänge, visualisiert. Ein einfaches Flussdiagramm wird häufig verwendet, um alle Details eines Prozessschritts und die Entscheidungsmomente darzustellen.
- Ein Swimlane-Flussdiagramm unterteilt die Schritte in die Pfade derjenigen, die die Aktivitäten ausführen. Auf diese Weise wird deutlich, welche Rolle die einzelnen Beteiligten spielen. Dadurch eignet sich die Swimlane Map hervorragend für die Erstellung von Arbeitsanweisungen und Schulungen. Diese Ansicht ist auch nützlich, um Prozessfehler wie Redundanzen, Verzögerungen, Nacharbeit und übermäßige Übergaben zu finden.
- Eine Wertstromkarte visualisiert den Material- und Informationsfluss, der erforderlich ist, um das Produkt oder die Dienstleistung zum Kunden zu bringen. Eine Wertstromkarte dokumentiert Daten über Prozessschritte und deren Inputs und Outputs. So erhält man einen Einblick in die Prozessabläufe und erfährt, wo Verschwendung vermieden werden kann.
Fertigstellung der Prozessabbildung
Die korrekte Abbildung von Prozessen liefert detaillierte Kenntnisse über die Inputs, Prozessschritte und Outputs. Überprüfen Sie die Prozessabbildung mit den Beteiligten (Teammitglieder, Vorgesetzte, Lieferanten, Kunden usw.), um einen Konsens zu erzielen.
Prozessabbildungen liefern wertvolle Erkenntnisse um:
- zu verstehen, wie die Prozesse das Geschäft vorantreiben
- Prozesse zu finden, die Risiken und/oder Probleme verursachen
- Prozesse zu finden, die sich für den Austausch von Best Practices eignen oder die neu gestaltet werden müssen
- herauszufinden, welche Aktivitäten einen Mehrwert für Ihre Kunden darstellen und zu mehr Effizienz und Kundenzufriedenheit beitragen
- Rationalisierung und Vereinfachung von Prozessen durch Eliminierung von Aktivitäten, die keinen Mehrwert schaffen und nicht durch Gesetze oder Vorschriften vorgeschrieben sind.
Fazit
Zusammengefasst sind Geschäftsprozesse das Herzstück der Arbeitsweise einer Organisation. Ihre Visualisierung hilft, ihre Stärken und Schwächen besser zu verstehen. Dies trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern, indem Rollen visualisiert, Probleme gelöst, Risiken gemanagt und bewährte Verfahren gefunden werden. bingenious ist bereit, Sie bei dieser Tätigkeit zu unterstützen.