green-chameleon-s9CC2SKySJM-unsplash
21.06.2022

Processen in kaart brengen – visueel en krachtig

Processen in kaart brengen geeft een beeld dat meer zegt dan duizend woorden voor het verbeteren van de werking van een organisatie. ISO 9001 bepleit het gebruik van een procesgerichte aanpak bij het ontwikkelen, implementeren en verbeteren van de effectiviteit van een managementsysteem. ISO 9001 schrijft echter niet voor dat de stroom in kaart moet worden gebracht. Toch is het de moeite waard om dat wel te doen.

Man ontwart wirwar van lijnen om processen in kaart te brengen

Wat is een proces?

Een proces is een reeks onderling samenhangende of op elkaar inwerkende activiteiten waarbij inputs worden gebruikt om beoogde resultaten te bereiken. ISO-normen vereisen inzicht in processen, hun inputs en outputs, en hun interacties. Tenslotte is het ontbreken van een overzicht van bedrijfsprocessen en hun interactie dat er vaak de oorzaak van is dat dingen misgaan in een organisatie.

En in een kantooromgeving?

In de productie worden grondstoffen zichtbaar omgezet in producten. Dit in tegenstelling tot een kantooromgeving waar bedrijfsprocessen tijdens hun uitvoering meestal onzichtbaar zijn. Laat staan dat we deze processen in hun geheel bekijken om ze te analyseren en te verbeteren. Dit is waar processtromen kunnen helpen.

Wat is het voordeel van het in kaart brengen van een proces?

Het in kaart brengen van processen is een eenvoudig maar krachtig instrument om naar een proces te kijken. Het helpt om het te begrijpen en om te ontdekken waar inefficiënties en verspilling optreden. Denk aan knelpunten, herhalingen en vertragingen.

Het in kaart brengen van alle stappen in een proces en de mensen die elke stap uitvoeren helpt teams. Ze kunnen brainstormen over ideeën voor procesverbetering en betere communicatie.

Wanneer een meer consistente manier van werken in een organisatie het doel is, is het in kaart brengen van processen een ideaal hulpmiddel. Bovendien kan een gedocumenteerd proces worden gedeeld als best practice en moedigt het personeel aan om langs dezelfde lijnen te denken.

Het belangrijkste is dat een proceskaart een visueel hulpmiddel is. Het maakt het mogelijk om de belangrijke details van een proces te communiceren in plaats van uitgebreide instructies te schrijven. De proceskaart zegt meer dan duizend woorden.

Wat zijn de stappen in het in kaart brengen van processen?

Het in kaart brengen van processen begint met het maken van een diagram op hoog niveau dat de reikwijdte van het proces definieert.

Een SIPOC diagram wordt hier vaak voor gebruikt. SIPOC is een acroniem voor Leverancier – Inputs – Proces – Outputs – Klant. Het macroniveau diagram toont de end-to-end stappen en legt de basis voor het in kaart brengen van een gedetailleerd proces.

SIPOC is om twee redenen belangrijk. Ten eerste toont het op een eenvoudige manier wat de belangrijkste stappen in het proces zijn. Ten tweede identificeert het de belangrijkste spelers. Als zodanig biedt de SIPOC een focus voor discussie over wat het proces inhoudt.

Een processtap op hoog niveau uitwerken met een gedetailleerde proceskaart

Gewoonlijk is het niet nodig het hele proces in detail te bekijken. Detaillering vindt plaats voor die processtappen waar zich problemen voordoen. De uitzondering is wanneer het de bedoeling is het proces radicaal te stroomlijnen.

Er zijn verschillende soorten gedetailleerde proceskaarten. De gepresenteerde informatie varieert enigszins en de gebruikte vorm hangt af van het doel van de karteringsactiviteiten. Zo is er bijvoorbeeld

  • Een eenvoudig stroomschema dat de stappen van een proces visualiseert, met inbegrip van de inputs en de outputs. Een eenvoudig stroomschema wordt vaak gebruikt om alle details van een processtap en de beslissingsmomenten weer te geven.
  • Een swimlane flowchart verdeelt de stappen in de paden van wie de activiteiten uitvoert. Op deze manier is het expliciet wat de rol van elke deelnemer is. Dit maakt de swimlane map uitermate geschikt voor het opstellen van werkinstructies en trainingen. Deze weergave is ook nuttig voor het vinden van procesfouten, zoals redundanties, vertragingen, rework, en overmatige handoffs.
  • Een value stream map visualiseert de stroom van materialen en informatie die nodig is om het product of de dienst bij de klant te krijgen. Een value stream map documenteert gegevens over processtappen en hun inputs en outputs. Dit helpt om inzicht te verschaffen in hoe het proces stroomt en waar verspilling kan worden geëlimineerd.
Afronden van het stroomschema van het proces

Het correct in kaart brengen van processen levert gedetailleerde kennis op van de inputs, processtappen en outputs. Herzie de proceskaart met belanghebbenden (teamleden, supervisors, leveranciers, klanten, enz.) voor consensus. Proceskaarten bieden waardevolle inzichten om:

  • Te begrijpen hoe de processen het bedrijf aansturen
  • Processen te vinden die risico’s en/of problemen veroorzaken
  • Processen te vinden die in aanmerking komen voor het delen van best practices of die moeten worden herontworpen
  • Te ontdekken welke activiteiten waarde toevoegen aan uw klanten en bijdragen tot meer efficiëntie en klanttevredenheid
  • Processen te stroomlijnen en te vereenvoudigen door activiteiten te elimineren die geen waarde toevoegen en niet vereist zijn door wet- of regelgeving.

Conclusies

Samengevat vormen bedrijfsprocessen de kern van de werking van een organisatie en helpt het visualiseren ervan om de sterke en zwakke punten ervan beter te begrijpen. Dit helpt de efficiëntie te verhogen door rollen te visualiseren, problemen op te lossen, risico’s te beheersen en best practices te vinden. B ingenious staat klaar om u bij deze activiteit te ondersteunen.