Cartographie des processus – visuelle et puissante

Qu’est-ce qu’un processus ?

Un processus est une série d’activités interdépendantes ou en interaction qui utilisent des entrées pour obtenir les résultats escomptés.

Les normes ISO exigent une compréhension des processus, de leurs entrées et sorties, et de leurs interactions. Enfin, c’est l’absence d’une vue d’ensemble des processus d’entreprise et de leurs interactions qui est souvent à l’origine des dysfonctionnements d’une organisation.

Et dans un environnement de bureau ?

Dans la production, les matières premières sont visiblement transformées en produits. Par contre, dans un environnement de bureau, les processus opérationnels sont généralement invisibles pendant leur exécution. Sans parler du fait que nous examinons ces processus dans leur intégralité pour les analyser et les améliorer. C’est là que les flux de processus peuvent être utiles.

Quel est l’avantage de cartographier un processus ?

La cartographie des processus est un outil simple mais puissant pour examiner un processus. Parce-qu’elle aide à le comprendre et à découvrir où se trouvent les inefficacités et les gaspillages. Pensez aux goulots d’étranglement, aux répétitions et aux retards. La cartographie de toutes les étapes d’un processus et des personnes qui exécutent chaque étape aide les équipes. Elles peuvent réfléchir à des idées pour améliorer le processus et la communication.

Lorsque l’objectif est d’instaurer une méthode de travail plus cohérente au sein d’une organisation, la cartographie des processus est un outil idéal. De plus, un processus documenté peut être partagé comme une meilleure pratique et encourage le personnel à penser de la même manière. Plus important encore, une cartographie des processus est une aide visuelle. Elle permet de communiquer les détails importants d’un processus au lieu de rédiger des instructions détaillées. La carte des processus en dit plus que mille mots.

Quelles sont les étapes de la cartographie des processus ?

La cartographie des processus commence par la création d’un diagramme de haut niveau qui définit la portée du processus.

Un diagramme SIPOC est souvent utilisé à cette fin. SIPOC est un acronyme de Supplier (fournisseur) – Inputs – Process – Outputs – Customer (client). Le diagramme de niveau macro montre les étapes de bout en bout et jette les bases de la cartographie d’un processus détaillé.

Le SIPOC est important pour deux raisons. Premièrement, il montre de manière simple quelles sont les étapes les plus importantes du processus. Deuxièmement, il identifie les acteurs clés. En tant que tel, le SIPOC fournit un point focal pour la discussion sur l’objet du processus.

Détailler une étape de processus de haut niveau avec une carte de processus détaillée

En général, il n’est pas nécessaire d’examiner l’ensemble du processus en détail. La description détaillée concerne les étapes du processus qui posent problème. L’exception est lorsque l’intention est de rationaliser radicalement le processus.

Il existe différents types de cartes de processus détaillées. Les informations présentées varient quelque peu et la forme utilisée dépend de l’objectif des activités de cartographie. Par exemple, il existe

• Un organigramme simple qui visualise les étapes d’un processus, y compris les entrées et les sorties. Un organigramme simple est souvent utilisé pour montrer tous les détails d’une étape du processus et les moments de décision.
• Un organigramme à couloir de circulation divise les étapes en fonction des personnes qui exécutent les activités. De cette façon, le rôle de chaque participant est explicite. Le diagramme en couloir de nage convient donc parfaitement à l’élaboration d’instructions de travail et de formations. Cette vue est également utile pour détecter les erreurs de processus, telles que les redondances, les retards, les reprises et les transferts excessifs.
• Une carte de la chaîne de valeur visualise le flux de matériaux et d’informations nécessaires pour acheminer le produit ou le service vers le client. Une carte de la chaîne de valeur documente les données relatives aux étapes du processus et à leurs entrées et sorties. Cela permet de comprendre comment le processus se déroule et où le gaspillage peut être éliminé.

Finaliser l’organigramme du processus

Une cartographie correcte des processus permet de connaître en détail les entrées, les étapes du processus et les sorties. Examinez la carte des processus avec les parties prenantes (membres de l’équipe, superviseurs, fournisseurs, clients, etc.) pour obtenir un consensus. Les cartes de processus fournissent des informations précieuses pour :

• Une cartographie correcte des processus permet de connaître en détail les intrants, les étapes du processus et les extrants. Examinez la cartographie des processus avec les parties prenantes (membres de l’équipe, superviseurs, fournisseurs, clients, etc.) pour obtenir un consensus. Les cartes de processus fournissent des informations précieuses pour :
• Comprendre comment les processus pilotent l’activité
• Trouver les processus à l’origine de risques et/ou de problèmes
• trouver les processus qui peuvent faire l’objet d’un partage des meilleures pratiques ou qui doivent être repensés
• découvrir les activités qui apportent une valeur ajoutée à vos clients et contribuent à une plus grande efficacité et à la satisfaction des clients
• Rationaliser et simplifier les processus en éliminant les activités qui n’apportent pas de valeur ajoutée et ne sont pas requises par la législation ou la réglementation.

Conclusions

En résumé, les processus opérationnels sont au cœur du fonctionnement d’une organisation et leur visualisation permet de mieux comprendre ses forces et ses faiblesses. Cela permet d’augmenter l’efficacité en visualisant les rôles, en résolvant les problèmes, en gérant les risques et en trouvant les meilleures pratiques. B ingenious est prêt à vous soutenir dans cette activité.